O caminho certo

por | jun 14, 2019 | Controles Internos | 0 Comentários

Com a ajuda de auditores internos, as organizações podem colher os benefícios do desempenho da tomada de decisões éticas.

Existem exemplos vívidos da ligação entre o comportamento ético das organizações e seus resultados finais. No momento da impressão, a empresa Kraft Heinz anunciou lucros atualizados envolvendo irregularidades em seus procedimentos contábeis e controles internos; o relatório inicial dos EUA.   A intimação relacionada à Comissão de Segurança e Câmbio (SEC) contribuiu para uma queda de quase 20% em um único dia no preço das ações da empresa. Da mesma forma, as ações da empresa de criptomoeda Longfin despencaram 30% quando divulgaram uma investigação da SEC no ano passado. E, após a notícia do infame escândalo de emissões da Volkswagen, seu estoque também sofreu uma queda de 30%.

À medida que as evidências aumentam, o comportamento ético dos negócios leva a um melhor desempenho dos negócios – aumentando o desempenho dos preços das ações em quase 15%, de acordo com uma estimativa – os auditores internos precisam aprimorar suas habilidades pessoais, ouvir melhor e compartilhar o que aprendem com partes mais móveis nas infraestruturas éticas de suas organizações. E eles precisam se manifestar e declarar o seu caso para assim começar a receber o crédito que merecem por fazê-lo.

Os stakeholders (as partes interessadas de uma empresa) podem entender que a auditoria interna desempenha um papel na ética, embora possam não apreciar completamente a amplitude de contribuições que os profissionais podem fazer. Agora os auditores internos têm números para mostrar sobre quanto valor a função realmente adiciona.

Reputação e cultura

O Instituto Ethisphere, uma empresa global de avaliação e defesa da ética, nomeia as Empresas Mais Éticas do Mundo todo ano, com base na qualidade de seus programas de ética e conformidade, cultura organizacional, cidadania e responsabilidade corporativa, governança e liderança e reputação. A Ethisphere acredita que “desempenho financeiro e ética andam de mãos dadas” é válida, diz, por seu “Prêmio de Ética”. A organização acompanha os preços das ações de seus corretores publicamente negociados e os compara a um índice de grande capitalização. As empresas superaram o índice em 14% em cinco anos e quase 11% em três anos.

A conexão é realmente causa-efeito? O comportamento ético leva diretamente ao melhor desempenho dos negócios? “Acredito firmemente que sim”, diz Karen Brady, vice-presidente corporativa de auditoria e diretora de compliance (conformidade) da Baptist Health South Florida (Saúde Batista do Sul da Flórida), em Coral Gables, na Flórida – nove vezes homenageados pelo Instituto Ethisphere. Ela observa que o critério de reputação da Ethisphere é baseado em parte em uma pesquisa do Google na organização, acrescentando: “Ter uma boa reputação fará com que você tenha melhores negócios. Esse é um fato bem conhecido.” O Instituto Ethisphere também cita estudos que mostram que a geração do milênio quer fazer negócios com empresas que tenham sólida reputação ética, e seu CEO, Timothy Erblich, acrescenta que “funcionários, consumidores e stakeholders valorizam empresas que demonstram compromisso com a integridade dos negócios”.

De todos os elementos que o Instituto Ethisphere diz sobre o comportamento ético de uma entidade, o que mais contribui para o desempenho dos negócios é a cultura, diz Brady. “Tem que ser”, ela enfatiza. “Tudo começa com a cultura. Se você não tem aquele tom do topo, a organização não vai se comprometer com uma boa governança corporativa ou boa cidadania empresarial.” De fato, organizações com uma cultura que incentiva a ocultação de conformidade ou outras questões, diz ela, correm risco de danos severos à sua reputação.

Jane Keller-Allen, vice-presidente de Auditoria Interna, Compliance e Risco da WPS Health Solutions, em Madison, no estado de Wisconsin, também enfatiza a influência da cultura no resultado final e ela concorda que o tom do topo é fundamental. “Todos os aspectos de uma infraestrutura ética são importantes, mas a cultura contribui mais para o desempenho dos negócios”, diz ela. “A cultura de uma organização geralmente é impulsionada por seus líderes. Se a liderança acredita em fazer as coisas da maneira certa, então os programas de compliance e a cidadania corporativa irão naturalmente florescer sob essa direção”.

Keller-Allen acrescenta que, se os líderes da organização ajudarem a estabelecer uma cultura que promova a confiança, os funcionários estarão mais sujeitos a relatar possíveis problemas de compliance. E isso, por sua vez, permite que a organização resolva qualquer problema de forma mais rápida.

Na Baptist Health South Florida, a auditoria interna contribui para garantir que o comportamento ético gera lucros de várias maneiras. “De tempos em tempos, auditamos cada um dos critérios do Instituto Ethisphere”, diz Brady e que inclui pesquisas informais nos departamentos e locais que eles auditam. E, diz ela: “a ética é enorme quando avaliamos os riscos”, citando as tendências nas chamadas linha direta e nas estatísticas de Recursos Humanos (RH) como possíveis sinais de alerta. Ela acrescenta: “Se houver um problema ético em uma área, você pode apostar que haverá uma preocupação comercial – fraude, não conformidade ou controles fracos”.

Jeff Dougher, diretor de auditoria interna da Intel em Portland, localizada no estado de Óregon, concorda que a profissão tem um papel importante na avaliação eficaz do desempenho dos negócios no que se refere à ética – em virtude de ser um consultor independente. “Isso pode ser tão simples quanto gastar tempo com gerentes e funcionários de primeiro nível para ver como eles levantariam os problemas e ensinariam às pessoas como e onde relatar problemas”, diz ele. “A auditoria interna pode ajudar o gerenciamento a entender os tipos de mensagens que gerentes de negócios proliferam em toda a organização”, ele acrescenta, “e isso pode ajudar a garantir que a cultura de ética e compliance sejam consistentemente compreendidas em cada grupo particular ou equipe.” A Intel foi reconhecida na lista do Instituto Ethisphere sete vezes.

Trabalho em equipe e parcerias

Na verdade, a auditoria interna tem todas as formas de ajudar a impulsionar e avaliar o comportamento ético de uma empresa, diz Dougher.  Ser independente e manter as entrevistas dos indivíduos de forma anônima permitem que a auditoria interna “faça perguntas esclarecedoras que forneçam informações precisas e valiosas para ajudar o gerenciamento a entender as suas culturas locais”, ele acrescenta. O trabalho em equipe também é importante. “Somos parceiros do programa de Ética e Conformidade Legal (ELC) para auditorias selecionadas”, explica Dougher, “ajudando a garantir que a administração tenha estabelecido os programas ELC apropriados a todos os seus grupos de negócios e programas locais”.

Gerry Zack, CEO da Sociedade de Compliance e Ética Corporativa e da Associação de Compliance de Cuidados Com a Saúde em Minneapolis, localizada no estado de Minnesota, reconhece o valor dessas práticas. Segundo ele, as organizações de alto desempenho “têm parcerias entre conformidade e auditoria interna e entre auditoria interna e outras entidades da empresa que afetam diretamente a cultura e a ética”. O RH é uma delas; da mesma forma é a gerência sênior. Zack diz que isso geralmente faz parte da função de consultoria de auditoria interna.

Carole Switzer, co-fundadora e presidente da OCEG (antiga Open Compliance & Ethics Group) em Phoenix, localizada no estado do Arizona, também cita o valor das parcerias interfuncionais. Ela sugere a rotatividade dos auditores internos por meio de funções em gerenciamento de riscos e compliance para lhes proporcionar uma perspectiva mais ampla sobre uma estrutura de processo integrada de governança, risco e compliance. “A principal coisa a reconhecer é que qualquer uma das partes móveis da ‘infraestrutura ética’ pode ser a causa do fracasso”, diz ela. “Você não pode estabelecer uma cultura forte, por exemplo, se você não tem uma liderança forte com visão e compromisso claros.”

A chave para medir a temperatura ética de uma empresa é descobrir o que os stakeholders pensam. O Instituto Ethisphere diz que as Empresas Mais Éticas do Mundo “cultivam uma cultura de integridade” – medindo o conforto dos funcionários com o discurso, por exemplo, e suas visões de confiabilidade da liderança, e “alavancando uma ampla gama de ferramentas e técnicas para ter uma noção de suas culturas éticas internas”.

Algumas empresas usam um processo de pesquisa de ética dedicado, diz o Instituto Ethisphere, acrescentando que “pesquisas do tipo de pulso para capturar pequenas, mas frequentes, leituras de temperaturas éticas em toda a organização são frequentemente discutidas, mas raramente usadas”. As pesquisas de engajamento dos funcionários são os termômetros éticos mais populares, segundo o Ethisphere; a porcentagem utilizada por eles subiu 12 pontos de 2017 a 2018. O Ethisphere acrescenta que tais pesquisas são conduzidas principalmente pela função de RH, com frequência regular e ampla distribuição.

Ética Tecnológica

“A tecnologia que permite o compliance e o compartilhamento de informações relacionadas à ética, incluindo informações da auditoria interna, está se tornando cada vez mais sofisticada”, diz a presidente da OCEG, Carole Switzer – e o melhor ainda estar por vir. “A tecnologia que incorpora descobertas de auditoria interna que sinalizam questões – e que define um processo para notificar as partes relevantes para que elas possam solucionar as deficiências e responder às preocupações levantadas – é extremamente útil”, diz ela. “A oportunidade para que as operações de negócios insiram suas informações no mesmo sistema como risco, auditoria interna e recursos humanos é”, ela acrescenta, “um pouco de mudança no jogo”. Os avanços tecnológicos recentes permitiram que os hubs centrais extraíssem dados de vários sistemas dentro e fora de uma organização e os disponibilizassem em toda a empresa, explica ela. “Isso combinado com o aprendizado de máquina avançado, outros tipos de inteligência artificial, processamento de linguagem natural e análise preditiva”, ela diz, “representa a verdadeira revolução”.

A revolução “beneficia a capacidade da auditoria interna de realmente apoiar-se e entender o que está sendo feito para lidar com o risco em um nível completamente diferente”, acrescenta Switzer. “A auditoria interna pode ajudar outros stakeholders a usar essas capacidades para criar um processo de planejamento estratégico vivo.”

Gestão by walking around

Gestão by walking around consiste em implementar um sistema de comunicação informal, onde defende que os gestores devem relacionar-se com os colaboradores saindo dos seus gabinetes e andando pela empresa.  

As próprias pesquisas não fornecem todas as necessidades da auditoria interna de informações. De fato, usar consultas anuais isoladamente para se ter uma ideia da cultura ética não é muito útil, diz Switzer. “Se você tiver um problema grande, você poderá encontrá-lo, mas não as coisas mais delicadas ou complicadas”.

Essa compreensão nuançada requer o que Zack chama de “gestão by walking around, conversando com as pessoas”. Ele acrescenta: “A conversa casual que começa com” Como vão as coisas? “Pode levar a percepções surpreendentes se você permitir.”

Isso também vale para as pequenas empresas, observa Brady. “Para que a auditoria interna tenha uma noção da cultura da organização, você precisa fazer visitas ao local”, ela diz, “mesmo que seja uma visita de ‘departamento’”.

E é isso que as Empresas Mais Éticas do Mundo do Instituto Ethisphere estão fazendo; a porcentagem de empresas que conduzem visitas aos locais saltou 28 pontos de 2016 para 2018, refletindo o que a organização chama de “um relacionamento crescente entre a função de compliance e outras funções de controle, como auditoria interna, que estão regularmente na área de atuação”. De fato, o relatório que acompanha a listagem do Instituto Ethisphere observa que “mais empresas armaram a auditoria interna com perguntas a serem feitas durante as visitas ao local, colaborando mais de perto com o RH e a segurança”.

Como parte do plano anual da Intel, a equipe de Dougher avalia a cobertura do local internacional para garantir que ele tenha o equilíbrio correto de auditorias. “O programa de auditoria avalia indicadores específicos de risco – incluindo fatores como crescimento, localização e gastos – para entender quaisquer mudanças no local para entender melhor se uma auditoria deve ser realizada”, diz Dougher. O programa de auditoria local inclui entrevistas com todas as posições, acrescenta, “para ajudar a compreender como a ética é interpretada e ajudar a gerência a entender a cultura do local”. Sua equipe também utilizou pesquisas em nível local – trabalhando com RH e jurídico – para reforçar mensagens, bem como fóruns abertos e workshops.

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Para ajudar a padronizar as informações, Dougher diz que faz parceria com o programa ELC da Intel para garantir que todas as partes estejam cientes da cobertura umas das outras. “Se está pedindo uma pergunta específica do local ou avaliando uma área específica, queremos garantir que todas as partes estejam alinhadas com antecedência”, explica ele. Para esse fim, Dougher diz que a Intel desenvolveu um programa de teste padrão e um conjunto padrão de perguntas que os auditores internos usam para identificar tendências e falar sobre pontos-chave com a administração. O fator crítico de sua perspectiva é “garantir que o modelo esteja sendo usado em cada programa de auditoria e documentado em nossa metodologia de auditoria”.

Brady acrescenta: “Todos nós somos interdependentes”. Parte da avaliação de risco está olhando para as tendências, explica ela; os auditores internos avaliam os dados de linha direta que recebem do compliance e podem perguntar por que continuam ouvindo sobre conflitos de interesse ou sobre um problema específico de compliance. “A auditoria interna precisa garantir que os problemas sejam escalados”, ela comenta, “e investigada completamente quando necessário”.

Além disso, as tendências nas estatísticas de turnover podem levar a uma conversa sobre um departamento – ou uma auditoria pode revelar uma potencial preocupação do RH – e o mesmo se aplica à melhoria da qualidade. “Nós damos feedback ao RH, compliance, qualidade e outras funções quando identificamos tendências ou problemas que os afetam”, diz Brady. “Isso acontece regularmente.”

Às vezes, o feedback relacionado à ética é especialmente frágil. Uma entrevista casual em uma auditoria pode gerar comentários sobre, por exemplo, assédio sexual, levantando a questão de como usar apropriadamente comentários casuais, linguagem corporal e outros sinais como dados para avaliar uma situação e recomendar respostas.

“Tudo se resume às habilidades das pessoas”, afirma Brady. “Fazemos o nosso melhor para treinar auditores que, quando ouvem algo assim em uma entrevista, devem fazer a seguinte pergunta: ‘O que você quer dizer com isso?’ “Se essa pessoa não revelar mais nada, ela sugere que você pergunte a outras pessoas no departamento se elas tiverem alguma preocupação.” É o melhor que você pode fazer”, diz ela. “Noventa e cinco por cento do tempo, é bem sucedido.”

Zack acrescenta: “Falar com as pessoas é uma etapa de auditoria e monitoramento que pode ser institucionalizada. Mas há também certa porcentagem de uso de informações conhecidas como o seat-of-the-pants, que significa tomar decisões de acordo com o que a sua intuição lhe diz”.

Faça a conexão

Muitas vezes, o que a intuição diz é: “cuide da sua vida”, diz Brady. “Ouvi de muitos auditores internos que dizem que nunca iniciariam uma conversa sobre cultura, diversidade ou responsabilidade corporativa com seus stakeholders porque essa não é a expectativa dos stakeholders de auditoria interna.” Muitas funções de auditoria interna, acrescenta, permanecem “focadas” na verificação de compliance ou auditorias financeiras, e não percebem que o importante é garantir que os stakeholders estejam cientes de todos os riscos – não apenas dos tradicionais”.

A subestimação dos stakeholders precisa mudar e a profissão precisa mudar isso. “Pode ser uma boa abordagem para vincular elementos de programas auditados a objetivos estratégicos da organização, incluindo o desempenho dos negócios”, sugere Zack. Quando o programa de compliance é auditado, por exemplo, cada atividade subtendida – treinamento em uma área específica, por exemplo – poderia ser dimensionado em parte por perguntar: “Como isso ajuda o negócio? Como isso contribui para o desempenho da organização?”

Esses links precisam ser promovidos. “Nós absolutamente deveríamos falar mais sobre isso”, enfatiza Brady, apontando novamente para a conexão entre ética nos negócios e desempenho. “Os stakeholders precisam entender o quanto isso é importante e, como executivos de auditoria, precisamos ter certeza de que eles entendem que a auditoria interna tem uma perspectiva muito mais ampla”, diz ela. “Precisamos fazer mais para transmitir esse ponto.”

 

(fonte: https://global.theiia.org/)

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