O gerenciamento de riscos e controles internos na BBCE é algo relativamente novo. Após o recebimento da autorização da CVM para atuar com derivativos de energia, a BBCE precisou se adequar às resoluções da CVM, em especial a Instrução CVM nº 461, substituída posteriormente pela Resolução CVM nº 135 (RCVM 135), que exige que a Companhia tenha uma área estruturada de gerenciamento de riscos e controles internos. Dessa forma, em 2022, com a entrada em vigor da RCVM 135, surgiu a necessidade de nova adequação da BBCE. Foi um grande desafio para nós, considerando que a cultura de riscos e controles internos ainda era incipiente na Companhia, que conta com cerca de 40 colaboradores.

Quando entrei na BBCE, em novembro de 2022, os riscos e os controles inicialmente mapeados eram geridos com ferramentas de trabalho ineficientes para este objetivo, dentre elas planilhas Excel, que não possibilitam detalhamento e abrangência desses riscos. Decidimos recomeçar o trabalho, mapeando todos os processos e implementando uma ferramenta mais robusta para gestão de riscos e controles internos. Assim, após uma pesquisa de mercado, optamos por contratar a Perinity e iniciamos um trabalho mais detalhado. Em 2023, focamos no mapeamento dos principais processos, riscos e controles existentes em cada uma das áreas da BBCE, ajustando a metodologia às determinações regulatórias. Adotamos uma abordagem mais estruturada, definindo controles preventivos, detectivos, automáticos e manuais. Em 2024, iniciamos a realização dos testes de controle para avaliar sua eficácia. A transição do Excel para a ferramenta da Perinity trouxe muita agilidade e organização para o dia a dia da área de riscos e controles internos, evoluindo a manutenção de dados e permitindo uma gestão mais eficiente, além de possibilitar que as áreas possam consultar e gerenciar seus próprios riscos, controles e planos de ação. O envio de alertas automatizados pela ferramenta tem auxiliado muito as áreas a gerenciarem seus prazos. O desafio inicial de estabelecer uma cultura de riscos e controles internos na BBCE foi superado com sucesso, resultando em uma estrutura robusta e eficiente. Além disso, colaboramos com a Perinity no desenvolvimento de dashboards e outras funcionalidades, aprimorando ainda mais nossas operações.

Algo que já mencionei antes, mas que vale ressaltar, é que, por ser uma novidade para a empresa e por estarmos evoluindo na cultura de riscos e controles internos, a solução precisava ser simples para o usuário. Implementar algo muito complexo não seria eficaz. Por exemplo, algumas funcionalidades da ferramenta são difíceis de usar no dia a dia. Para a execução de controles, eu não consigo solicitar tudo pela ferramenta, pois isso encheria a caixa de e-mails das pessoas, e nossa cultura interna não está adaptada a esse método, ainda. Temos poucos colaboradores e com muito trabalho, então sei que essa abordagem não funcionaria bem. Prefiro enviar e-mails diretamente para coletar as execuções necessárias e depois inserir os dados na ferramenta. Essa forma de trabalho é mais prática para nossa realidade atual. Sei que não estou utilizando a ferramenta da melhor maneira possível e, infelizmente, não consigo ainda usá-la da forma ideal. Para mim, seria muito mais eficiente disparar um alerta e esperar a resposta com a evidência anexada. No entanto, isso não funciona na prática, pois as pessoas não costumam verificar esses e-mails, o que impede o pleno aproveitamento das funcionalidades da ferramenta – questão cultural.
Quando começamos, era essencial focar no básico e garantir que tudo fosse bem feito. Apesar de a ferramenta oferecer muitas funcionalidades, o mais importante é que o básico seja simples de usar, bem implementado e entregue o que precisamos. E, nesse aspecto, a ferramenta tem sido eficaz. Estamos percebendo uma evolução. As pessoas estão começando a identificar novos riscos e a utilizar a ferramenta para responder a eles. Elas estão acompanhando os planos de ação e, quando necessário, pedindo prorrogações diretamente pela ferramenta. Isso é muito positivo. Ainda não é 100%, mas já conseguimos ver uma evolução significativa. Outra coisa que ajudou foi adicionar algumas facilidades. Por exemplo, no módulo de riscos, criei abas específicas para cada área da empresa. Habilitei essas abas para que as pessoas das respectivas áreas possam visualizar os dados relevantes para elas. Também criei dashboards personalizados para cada área, permitindo que alguns visualizem diretamente na ferramenta, enquanto outros, que preferem o Excel, possam baixar os relatórios e trabalhar com eles da maneira que acharem melhor. O importante é que, independentemente do método preferido, conseguimos adaptar a ferramenta às necessidades de cada usuário, garantindo que as informações relevantes estejam sempre dentro da plataforma. Isso foi algo que ajudou bastante na nossa escolha e na adaptação à ferramenta.

Não sei se isso também se aplica diretamente à Perinity, mas nossa área foi muito bem avaliada internamente na empresa na avaliação de desempenho. Conseguimos bater todas as metas e entregar todos os trabalhos propostos. Hoje, temos quase 260 riscos mapeados, além de 192 controles internos e diversos testes de controles executados, o que foi um trabalho muito bem recebido. Os dashboards tiveram uma aceitação muito positiva, tanto pelo comitê de riscos quanto pelo CEO. Todos ficaram bastante satisfeitos com o trabalho realizado. A Perinity teve um papel importante para alcançarmos esses resultados. A plataforma contribuiu significativamente para nossa eficiência e organização. Essa colaboração nos permitiu ter uma avaliação excelente como área dentro da empresa, apesar de um ano difícil para o mercado de energia, marcado por pouca volatilidade.

A integração dos dashboards e do Power BI foi um divisor de águas para nossa avaliação interna. Antes, tínhamos dificuldades com a visualização dos dados na ferramenta. Não conseguíamos mudar cores, ajustar visualizações ou diferenciar entre dados planejados e não planejados. Com a integração e os novos cenários, isso mudou drasticamente, trazendo muito mais conforto e eficiência para o nosso trabalho diário. Apresento essas informações diretamente aos comitês de risco, governança e conselho de administração. Antes, eu precisava extrair dados da ferramenta e trabalhá-los no Excel para cada reunião mensal, o que demandava muito tempo. Agora, quase não uso mais o Excel, pois os dashboards facilitaram 100% minhas apresentações. Isso fez uma enorme diferença. Falando sobre o aprendizado da plataforma Perinity, no início, tivemos algumas reuniões que nos deram uma visão geral de como usar a ferramenta. Contudo, como estávamos começando do zero, tive que carregar cada risco e controle manualmente, o que me fez aprender muito na prática. Esse aprendizado contínuo faz parte do dia a dia. Embora a ferramenta seja intuitiva, detalhes como esse surgem apenas com o uso prático e nos levam a ajustar nossa abordagem conforme novas necessidades. Os treinamentos iniciais são úteis, mas a verdadeira compreensão vem com a prática. Sempre há detalhes que só se revelam durante o uso real. A ferramenta é simples de usar, mas é no cotidiano que aprendemos como lidar com diferentes cenários e necessidades. Este aprendizado contínuo é fundamental para otimizar nosso trabalho e utilizar a plataforma de maneira mais eficaz.

Eu recomendaria a Perinity, sem dúvida. Para nós, a ferramenta atende muito bem às nossas necessidades. Claro, acredito que toda ferramenta, empresa ou negócio sempre tem espaço para melhorias, é normal que existam pontos a serem melhorados, e é algo que vocês também reconhecem e estão constantemente buscando aprimorar. E nunca tive um problema que não fosse resolvido; os pontos positivos superam em muito os negativos. Por exemplo, inicialmente tivemos dificuldades com os dashboards e configuração dos cards. Mas a equipe de Suporte da Perinity ouviu nossas necessidades e trouxe soluções, demonstrando um compromisso com a melhoria contínua. A Perinity atende muito bem às nossas necessidades atuais. As melhorias e ajustes fazem parte do processo contínuo de desenvolvimento e, no geral, estamos muito satisfeitos com o serviço.