Entendemos que a implementação está concluída. Hoje, nossa matriz de riscos e controles já está toda integrada ao software. No ano passado, realizamos nossa primeira auditoria completa utilizando o sistema da Perinity, e foi muito bem avaliada tanto por nós quanto pelos nossos clientes internos. Agora, estamos na fase de aprimoramento, buscando ajustes mais finos, pequenas melhorias aqui e ali que acreditamos que podem facilitar nosso dia a dia. Então, apesar de já termos implementado o sistema, ainda estamos em busca daquele aperfeiçoamento final

A principal dificuldade que enfrentávamos era realizar tudo por e-mail e planilhas de Excel. Nós quatro realizávamos as auditorias, pedíamos as evidências ao pessoal, que então colocava os dados em uma pasta de controle interno na rede. Isso exigia um trabalho constante de segregação e gerenciamento de acessos, pois precisávamos incluir e remover pessoas das pastas por motivos de confidencialidade. Era necessário garantir que uma área não tivesse acesso ao que outra área havia inserido. Montar essas pastas todo ano ou período era um trabalho enorme. Na hora de conferir, precisávamos manter uma comunicação constante entre nós. Um de nós avisava que estava conferindo determinada área e o outro respondia “ok”, porque não tínhamos o software que indica automaticamente quando algo foi conferido. Nas pastas, esse controle era manual. A comunicação com os auditados, os responsáveis pelos controles, também era complicada, feita por e-mail, telefone ou chat. Não havia um histórico bem definido, o que dificultava a busca por informações sobre mudanças: quando ocorreram, quem as fez e por quê.

Realizamos uma pesquisa de mercado com cerca de quatro ou cinco fornecedores de soluções. Entramos em contato com cada um deles, que apresentaram suas soluções e explicaram como funcionavam na prática. Conversamos também com outras empresas e fizemos um benchmark para entender quem já utilizava esses softwares e como eles se comportavam. A Perinity se destacou de longe como a opção mais adequada para nós. Sentimos que o Perinity GRC era mais intuitivo e seria mais fácil de implementar. Nas apresentações, ficou evidente que os consultores da Perinity estavam mais próximos e prontos para atender nossas necessidades. Essa proximidade e suporte foram fundamentais na nossa decisão.

Portanto, após testar alguns softwares e considerando a facilidade de uso e o suporte oferecido, optamos pela Perinity.

A principal vantagem é que o Perinity GRC tornou nossa operação mais eficiente e integrada, além de melhorar significativamente a comunicação com os responsáveis de área e de controle. Hoje, o software oferece uma base de histórico muito útil, centralizando todas as informações em um único lugar. Podemos gerar planos de ação e compartilhar os resultados das auditorias diretamente com os auditados. Essa centralização simplificou nosso dia a dia. Antes, a maior dificuldade era ter tudo espalhado em várias planilhas, o que causava confusão durante asconferências e tornava a comunicação menos eficaz com o restante da empresa.

Eu, particularmente, gosto bastante do módulo de auditoria e da parte de plano de ação. A funcionalidade de cobranças é excelente, pois permite que enviemos notificações automaticamente para os responsáveis. Isso acaba pressionando aqueles que costumavam demorar mais para responder. Eles ficam intrigados ao receber e-mails constantes, os alertas persistentes, garantem que não se esqueçam de suas tarefas. Esse recurso melhora muito a comunicação, que antes era feita por e-mail e muitas vezes não era respondida. Com o software e seus alertas, as respostas chegam mais rapidamente. Além disso, o suporte que recebemos é excelente.  O Lucas, nosso gerente de atendimento, e a equipe técnica estão sempre dispostos a ajudar, o que faz uma grande diferença. Esse suporte contínuo é um grande diferencial, especialmente quando comparado com outras empresas de software que apenas auxiliam na implantação e depois deixam os clientes esperando por suporte.

Sim, acho que o software agiliza muito os processos. Como o processo de auditoria e controle é muito burocrático, ele ajuda a desburocratizar e tornar nossos processos mais eficientes. O suporte é outro diferencial que eu destacaria. Além de recomendá-lo externamente, já o sugerimos para outras áreas com demandas específicas, por exemplo, nosso departamento jurídico que está buscando plataformas de compliance e governança. Sem dúvida, recomendamos o software.

O suporte que vocês oferecem é algo que nunca vimos em outros fornecedores de software. Normalmente, após a implantação, ficamos por conta própria, e só entramos em contato se tivermos algum problema. Mas o suporte de vocês é realmente um diferencial sensacional e inédito para nós. Mesmo quando não procuramos, vocês estão sempre prontos para ajudar. Ainda hoje, temos reuniões mensais de engajamento, organizadas pelo Lucas, onde nos reunimos por 15 minutos a meia hora para discutir dúvidas, novidades e verificar se precisamos de algum apoio. Esse nível de suporte é realmente um diferencial de vocês.