Case de Sucesso
Leia o nosso case study da Postal Saúde
Para começarmos, você poderia nos contar um pouco sobre a história da Postal Saúde e o setor em que atua?
A Postal Saúde é uma operadora de plano de saúde de autogestão voltada para os funcionários dos Correios e seus dependentes. Com 11 anos de história, a instituição herdou a carteira do antigo plano CorreiosSaúde e iniciou suas operações em 1º de janeiro de 2014. Em 2018 foi criado o CorreiosSaúde II regulamentado para continuar oferecendo assistência médica hospitalar e odontológica de excelência.
Tem como mantenedora os Correios e atende também os colaboradores do Postalis, fundo de previdência complementar dos Correios. Atualmente, a operadora conta com 508 funcionários e presta serviços em todo território nacional. A Postal Saúde atua em conformidade com as regulamentações da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) e outros órgãos governamentais, assegurando qualidade e segurança no atendimento aos beneficiários.
Quais eram os principais desafios enfrentados antes da implementação da Perinity?
Antes da Perinity, os processos de auditoria da Postal Saúde eram realizados de forma manual, o que gerava várias dificuldades, como: Falta de um sistema centralizado para gestão de auditorias. Utilização de documentos do O ce (Word e Excel) para planejamento e execução das auditorias. Comunicação descentralizada via e-mail, dificultando o acompanhamento das solicitações. Registro das recomendações em um sistema Access, sem um fluxo eficiente de acompanhamento. Monitoramento das auditorias realizado trimestralmente, o que tornava a gestão das recomendações morosa e, muitas vezes, ineficaz. Ao assumir a auditoria em 2023, identifiquei mais de 250 recomendações pendentes, algumas com mais de cinco anos sem solução. Isso evidenciava a necessidade de um processo mais dinâmico e eficiente.
Como foi o processo de escolha da Perinity como solução?
O estudo inicial foi conduzido pela área de risco, que estava sendo reestruturada dentro da Postal Saúde. A auditoria, inicialmente, cogitou desenvolver um sistema internamente, mas, considerando a maturidade do setor e a disponibilidade de soluções no mercado, optamos por uma plataforma consolidada.
Quando me envolvi no processo, a contratação já estava avançada, e entendi rapidamente que seria vantajoso ter uma solução de mercado. Apesar de algumas particularidades que exigiram adaptação, sempre incentivei a equipe a utilizar ao máximo asfuncionalidades nativas da ferramenta, evitando customizações desnecessárias.
A Perinity se destacou como uma opção que poderia atender tanto à auditoria quanto à gestão de riscos, promovendo uma integração essencial entre essas áreas. Isso reforçou a sinergia necessária para aprimorar nossos processos e trazer mais benefícios para a organização.
E como a Perinity ajudou a transformar esse cenário?
A implementação da Perinity trouxe mudanças significativas para a gestão de auditorias, como: Inicialmente, houve uma certa resistência, especialmente por parte dos auditores. Eu já tinha experiência com a implementação de sistemas e compreendia os desafios culturais envolvidos. Como sempre enfatizei, a adaptação era necessária para que pudéssemos extrair o máximo da ferramenta.
Antes, os processos envolviam relatórios manuais, extração de dados e registros descentralizados, tornando tudo muito trabalhoso. A transição para um sistema estruturado exigiu mudanças na forma de trabalho, mas os benefícios se tornaram evidentes rapidamente.
A primeira auditoria ainda foi realizada parcialmente fora do sistema, mas, com a evolução da implementação, passamos a utilizar integralmente a plataforma, incluindo o acompanhamento de planos de ação.
As notificações e alertas ajudaram a mudar a cultura de gestão de prazos, tornando o acompanhamento mais dinâmico e tempestivo. O repositório centralizado também foi um grande ganho, garantindo histórico, rastreabilidade e segurança para todas as auditorias realizadas.
Hoje, a equipe já percebe a evolução e está mais engajada no uso da ferramenta. Ainda há aprendizado contínuo, mas o impacto positivo já é muito claro.
Centralização das informações e recomendações em um sistema único e acessível. Automatização do acompanhamento das auditorias, permitindo notificações e alertas mais eficazes. Redução da burocracia na comunicação entre auditores e auditados, garantindo respostas mais rápidas e eficientes. Implementação de prazos mais assertivos, diminuindo a recorrência de recomendações não atendidas. Maior visibilidade para a diretoria sobre a relevância da auditoria, tornando o setor mais estratégico para a organização.
Como foi o processo de implantação da plataforma na área de auditoria?
Inicialmente, houve uma certa resistência, especialmente por parte dos auditores. Eu já tinha experiência
com a implementação de sistemas e compreendia os desafios culturais envolvidos. Como sempre enfatizei, a adaptação era necessária para que pudéssemos extrair o máximo da ferramenta.
Antes, os processos envolviam relatórios manuais, extração de dados e registros descentralizados, tornando tudo muito trabalhoso. A transição para um sistema estruturado exigiu mudanças na forma de trabalho, mas os benefícios se tornaram evidentes rapidamente.
A primeira auditoria ainda foi realizada parcialmente fora do sistema, mas, com a evolução da implementação, passamos a utilizar integralmente a plataforma, incluindo o acompanhamento de planos de ação. As notificações e alertas ajudaram a mudar a cultura de gestão de prazos, tornando o acompanhamento mais dinâmico e tempestivo. O repositório centralizado também foi um grande ganho, garantindo histórico, rastreabilidade e segurança para todas as auditorias realizadas. Hoje, a equipe já percebe a evolução e está mais engajada no uso da ferramenta. Ainda há aprendizado contínuo, mas o impacto positivo já é muito claro.
Como foi o suporte da equipe da Perinity durante e após a implantação?
Desde o início, fomos muito bem apoiados. A equipe da Perinity esteve sempre presente, garantindo que
extraíssemos o máximo da plataforma. Durante a migração do nosso legado, tivemos um acompanhamento próximo da Analista de CS, que nos ajudou a fazer o mapeamento e a transição dos dados de forma eficaz. Além disso, a equipe de CS sempre esteve disponível para nos apoiar de forma incansável, garantindo que nossas dúvidas fossem solucionadas rapidamente. A evolução no uso da plataforma foi acompanhada de perto por toda a equipe da Perinity, que nos ajudou a adaptar processos e maximizar os benefícios da solução.
A Perinity nunca nos deixou sem suporte e sempre esteve presente para tratar todas as nossas demandas. O grande diferencial foi o suporte contínuo, algo que não se limita a simples respostas via e-mail, mas um acompanhamento real para garantir que a ferramenta atenda às nossas necessidades. Isso fez toda a diferença para o engajamento da equipe e a melhoria dos nossos processos.
Para finalizar, quais são os próximos passos da Postal Saúde nessa jornada de evolução e inovação?
Continuaremos aprimorando nossos processos internos, buscando novas tecnologias e estratégias para tornar a gestão cada vez mais eficiente. Nosso objetivo é manter a Postal Saúde como referência no setor de autogestão, garantindo um serviço de qualidade para nossos beneficiários e alinhado às melhores práticas de governança.
Conclusão
A experiência da Postal Saúde evidência como a tecnologia e a gestão estratégica podem transformar processos e impactar positivamente uma organização. A implementação de uma plataforma integrada e o fortalecimento da cultura de auditoria trouxeram mais eficiência e transparência para a operadora, consolidando-a como um modelo de inovação no setor de saúde.
Entre em contato conosco
Rápido envolvimento de todos os stakeholders impactando na cultura de riscos da empresa e reduzindo eventos desta natureza.
*LGPD – É a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 13.709/2018, é a legislação brasileira que regula as atividades de tratamento de dados pessoais e que também altera os artigos 7º e 16 do Marco Civil da Internet.
*DPO – Data Protection Officer garante, de forma independente, que uma organização aplica as leis que protegem os dados pessoais dos indivíduos. A designação, posição e tarefas de um DPO dentro de uma organização são descritas nos Artigos 37, 38 e 39 do Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia.
