“Fazíamos o processo 100% manualmente e não conseguíamos ter um approach corporativo de forma global. Como tudo era via planilha, ficava transitando planilha pra lá e pra cá, não conseguíamos fazer o controle de versionamento de dados e atualizações, a base não era única, não era integrada, então a tínhamos uma grande dificuldade de fazer a gestão das nossas informações.”

Quando a Embraer estabeleceu um mindset de mudar definitivamente o processo, de envolver os responsáveis pela operação para ganhar eficiência, nós de fato conseguimos evoluir. Decidimos que o nosso processo tinha que se ajustar as metodologias do sistema e o sistema as nossas necessidades. Foi um processo em conjunto com a Perinity, foi uma fase importante e que nos demandou paciência no período de transição.

Foi imediato. A gente começou a perceber duas coisas que na época foram importantes, e que eu acho que foi o ganho significativo. Um exemplo foi quando o responsável pelo controle na área não enxergava ou sabia o que e quando deveria nos entregar evidências. O sistema nos trouxe maturidade para áreas no sentido em que eles hoje têm ciência da execução do seu controle, buscando atender o prazo e da importância que isso traz para a Embraer.

Independente se iremos avaliar a documentação ou não, o responsável pelo controle se compromete a executá-lo na frequência necessária e acordada. E agora seleciono através dos procedimentos que temos, e testamos os períodos conforme alinhado com a auditoria externa. Isso trouxe uma maturidade para o negócio, uma melhoria para a gestão, que resultou na evolução dos trabalhos de gestão dos controles internos para as áreas de negócio.

A visibilidade trouxe uma redução significativa de tempo de cobranças. Hoje temos tudo armazenado pronto para utilizar. Claro, que ainda tem alguns Control Owners que não colocam as documentações no sistema, mas é muito mais fácil porque hoje gera a pendência e vai pro e-mail da pessoa, a pessoa sabe o que tem que fazer, ou seja, se ela não está executando trata-se de uma exceção.

Acho que seria impossível fazer toda a quantidade de controles que temos sem o sistema da Perinity GRC. Outro ponto que a também tivemos um ganho significativo, além da base ser única, conseguimos nos comunicar com o auditor externo de forma muito mais rápida e transparente, sempre dentro do sistema. Uma informação importante e bem significativa, é a participação da Perinity entendendo nosso processo. Precisávamos fazer com que o nosso processo fosse visualizado por outras áreas, como a própria auditoria externa, eles podem avaliar nosso trabalho, consultar os controles da base, o resultado dos testes de eficácia, etc., isso trouxe mais agilidade para nossa comunicação.

Eu sou suspeita né? (risos)… A Perinity vem trazendo diversas melhorias para a ferramenta, a cada update podemos ver as melhorias e os ajustes de mercado. O business vai mudando, a Perinity vai se ajustando, ajudando a gente a fazer com que o nosso negócio se ajuste ao sistema e o sistema ao nosso negócio. O suporte, os SLA’s extremamente curtos, o desenvolvimento crescente foi muito importante para nós. Entender a nossa dor e ao mesmo tempo refletir isso em ferramenta, foi perfeito, entende?

Sim, claro! Aliás, já recomendei algumas vezes. Seria impossível fazer a quantidade de controle que temos sem o sistema. Hoje somos global, solicitamos a documentação toda pelo Brasil a qualquer localização do mundo, revisamos o controle durante as reuniões e já temos o versionamento das discussões. Conseguimos ter o controle total da operação, o control owner enxerga o desenho do controle, insere as documentações acordadas e nós revisamos o trabalho que está sendo realizado 100% daqui do Brasil, sem precisar se deslocar.

E o melhor, não houve a necessidade de aumentar o time em função disso. Aumentamos o nosso escopo de atuação com o mesmo time. A solução possibilita o nosso trabalho ser totalmente remoto em diversos casos. Indico Sim!