Então, eu diria que o maior desafio que enfrentávamos era a estruturação das atividades de auditoria e a realização delas sem um sistema de gerenciamento adequado. Lidar com a parte prática da auditoria, por mais complexa que fosse, até poderia ser considerado o aspecto mais simples. Porém, a maior dificuldade que enfrentávamos era em relação ao acompanhamento e follow-up dos processos.

Depender de planilhas de Excel e troca de arquivos por e-mail tornava esse processo bastante complicado.

A escolha da Perinity não foi específica, mas resultado de um processo licitatório.
Elaboramos um termo de referência com todos os requisitos técnicos necessários, e a Perinity venceu o pregão eletrônico, oferecendo o melhor preço dentro das especificações.
Assim, a escolha foi pelo sistema de auditoria que atendesse nossos requisitos, e não diretamente pela empresa.
A Perinity competiu e venceu a licitação, atendendo a todos os requisitos do termo de referência, resultando em uma contratação objetiva e imparcial conforme as normas de licitação pública.

O sistema está sendo muito benéfico para nós, principalmente no que diz respeito ao follow-up.
A ferramenta proporciona uma série de vantagens, incluindo maior eficiência, organização e agilidade no processo de auditoria.
Por trabalhar com banco de dados, podemos criar bancos de dados específicos para pesquisas relacionadas à auditoria, o que aumenta consideravelmente a agilidade.
Se encontrarmos questões recorrentes, podemos acessá-las rapidamente.

Portanto, qualquer recurso que traga facilidade, rapidez e eficiência é um ganho de produtividade para nós.
Além disso, o sistema em si e a organização que ele proporciona ajudam a economizar tempo, já que as informações estão prontamente disponíveis e a estrutura já está estabelecida, então só precisamos inserir os dados.

Para mim, o aspecto mais relevante é o acompanhamento dos apontamentos que fazemos.
A capacidade do sistema de gerenciar datas, enviar mensagens e alertas automáticos sobre vencimentos é extremamente valiosa para nós em termos de eficiência.
Anteriormente, precisávamos monitorar manualmente planilhas de Excel para realizar essa tarefa, o que era bastante trabalhoso, especialmente devido à complexidade envolvida.

O sistema nos oferece essa funcionalidade sem esforço: simplesmente nos mostra na tela quando algo está vencido ou prestes a vencer.
Cada auditor pode montar seus próprios cartões, e o sistema os exibe automaticamente.

Isso representa um ganho significativo de eficiência, pois nos permite realizar mais em menos tempo, o que é verdadeiramente fantástico para nós.
Do outro lado, temos o auditado, que também pode acessar o sistema.

Do outro lado, temos o auditado, que também pode acessar o sistema. De maneira geral, estávamos discutindo isso hoje com alguns colegas, e acreditamos que daqui a 12 a 18 meses, essa cultura de auditoria via sistema estará mais consolidada. Ainda estamos nos estágios iniciais, então é normal precisarmos orientar as pessoas, sentar, explicar, mostrar e ensinar como usar. Isso é algo tranquilo e, com o tempo, esperamos que essa cultura se solidifique ainda mais. Isso trará ainda mais agilidade, pois o processo será mais fluido: o auditado coloca as informações, nós revisamos, respondemos e tomamos decisões, seja a aprovação, recusa ou implementação, sem a necessidade de controlar planilhas manualmente, o que considero um desperdício de tempo. As planilhas nos ajudaram em algum momento, mas a tendência é sempre evoluir, e é isso que buscamos.

Antes de abordarmos os resultados qualitativos, é importante mencionar o impacto significativo na cultura de risco. Atualmente, as áreas estão mais familiarizadas com o processo, sabendo onde consultar e como cadastrar informações. As principais áreas, a nível estratégico, acessam a plataforma, utilizam para apresentar resultados à diretoria ou para solicitar orçamentos específicos, o que tem sido muito útil.

Em termos quantitativos, o aspecto mais relevante foi o ganho de produtividade. Anteriormente, com o Excel, tínhamos um processo fragmentado, e que demandava muito tempo para preenchimento e validação das informações. Isso resultava em desperdício de tempo e falta de centralização dos dados.

Com a implementação da plataforma, conseguimos reduzir o tempo necessário para esse processo em 45%, desde a identificação dos riscos até a finalização do plano de ação, conseguimos otimizar todo o fluxo do mapeamento.Essa economia de tempo é crucial, especialmente considerando que os gestores de risco têm diversas responsabilidades e precisam apresentar resultados de forma eficiente. Portanto, a melhoria da produtividade tem sido nosso principal indicador de sucesso.

Esses foram os principais pontos em que a Perinity nos ajudou. Sua intuitividade, integração e capacidade de facilitar processos foram fundamentais para superarmos nosso desafio.

Eu vejo isso como um diferencial; o atendimento da Perinity tem sido fantástico. Até o momento, não tenho do que reclamar. A parte de implantação transcorreu conforme esperado, com um começo, meio e fim sem grandes dificuldades.

Quando falo de dificuldades, refiro-me a desafios que não são inerentes ao próprio processo de implantação. As dificuldades que surgem durante a implantação são superadas ao longo do próprio processo.

Em termos de organização e competência, tanto a Raquel, que foi a gerente de projeto inicial, quanto a Débora, que assumiu como analista de implantação, fizeram um trabalho excepcionalmente organizado.

Tudo foi muito bem planejado, definido e acompanhado utilizando um gerenciador de projetos, com reuniões pré-agendadas e uma abordagem estruturada. Percebi que a Débora, como analista de implantação, possui um conhecimento profundo do sistema. Poucas vezes precisamos lidar com questões técnicas, pois ela sempre esteve à frente na solução de problemas.

Certamente, recomendaria a Perinity. A experiência até agora tem sido extremamente positiva, destacando-se pelo alto nível de organização e excelência.
Temos a intenção de propor a renovação do contrato com a Perinity, e pretendemos fazer isso ainda em abril, já que o contrato, se não me engano, termina em junho ou julho.
Estamos muito satisfeitos com a experiência até o momento.

Para nós, que nunca trabalhamos com um sistema de auditoria antes, estamos nos adaptando à ferramenta.
Não se trata apenas da ferramenta em si, mas também da necessidade de adaptação de uma equipe acostumada com relatórios, telas, Word e Excel. Portanto, enfrentamos não apenas desafios técnicos, mas também desafios culturais que precisam ser superados.
O aspecto positivo é que a equipe está de mente aberta; temos auditores, alguns com experiência, mas todos estão bastante motivados, querendo fazer o melhor possível e garantir que a ferramenta funcione da maneira mais eficaz.